Ověřování veřejných listin

Ověřování cizích veřejných listin

Veřejné listiny (jedná se zejména o listiny vydané soudy, notářské listiny a listiny vydané správními úřady), které byly vydány na území jednoho státu, a které mají být předloženy na území jiného státu, musí být pro tyto účely opatřeny buď tzv. Apostilou (podle Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, č. 45/1999 Sb.ú anebo tzv. superlegalizací (podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním). Výjimka z tohoto pravidla platí pro země, se kterými má Česká republika uzavřenou dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, ve které je upraveno osvobození od ověřování. V takovém případě může být veřejná listina vydána na území jednoho státu použita na území druhého státu bez dalšího ověření. V této souvislosti lze podotknout, že notářské listiny, které mají být použity v cizině, musí být podepsány jedině notářem, příp. jeho zástupcem ustanoveným podle § 24 notářského řádu.

I. Seznam států, s nimiž má Česká republika smlouvu o právní pomoci, na základě které se až na výjimky nevyžaduje ověření listin:

  1. Afganistán (č. 44/1993 Sb.) – dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvy – doporučuje se listiny ověřit
  2. Albánie (č. 97/1960 Sb.)
  3. Alžírsko (17/1984 Sb.)
  4. Belgie (č. 59/1986 Sb.) – osvobození se týká jen listin vydaných nebo ověřených (i podpisy) justičními orgány (viz čl. 13 Smlouvy), ostatní listiny Apostila
  5. Bulharsko (č. 3/1978 Sb.) – v praxi většinou požadována Apostila
  6. Francie (č. 83/1985 Sb.)
  7. Itálie (č. 508/1990 Sb.) – jen v případě dožádání (viz. čl. 13 Smlouvy), v ostatních případech Apostila
  8. Jemen (č. 76/1990 Sb.)
  9. Jugoslávie (č. 207/1964 Sb.) – platí pro všechny nástupnické státy
  10. KLDR (Severní Korea) (č. 93/1989 Sb.)
  11. Kuba (č. 80/1981 Sb.) – dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvy – doporučuje se listiny ověřit
  12. Kypr (č. 96/1983 Sb.) – v praxi často požadována Apostila
  13. Maďarsko (č. 63/1990 Sb.)
  14. Mongolsko (č. 106/1978 Sb.)
  15. Polsko (č. 42/1989 Sb.)
  16. Portugalsko (č. 22/1931 Sb.) – osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených soudy nebo správ. orgány, pokud budou použity před soudy druhého státu (viz. čl. 7 Smlouvy), notářské listiny a ostatní – Apostila
  17. Rakousko (č. 9/1963 Sb.) – osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených (včetně podpisů) soudy nebo správními orgány, pokud budou použity před soudy nebo správními úřady druhého státu, ostatní listiny Apostila
  18. Rumunsko (č. 1/1996 Sb.)
  19. Řecko (č. 102/1983 Sb.) – v praxi často požadována Apostila
  20. Slovensko (č. 209/1983 Sb.)
  21. Sýrie (č. 8/1986 Sb.) – smlouva se dodržuje de facto
  22. býv. SSSR (č. 95/1983 Sb.) – osvobození platí pouze pro Ruskou federaci a Bělorusko (na požádání ověřit Apostilou); Arménie, Ázerbajdžán, Estonsko, Kazachstán, Litva, Lotyšško – Apostila; Gruzie, Moldávie a zbývající asijské republiky – jednání o sukcesi dosud neukončena – superlegalizace
  23. Španělsko (č. 6/1989 Sb.) – v praxi často požadována Apostila
  24. Švýcarsko (č. 9/1928 Sb.) – osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených soudy (včetně listin podepsaných soudní kanceláří) nebo ústředním správním orgánem (viz. čl. 6 Smlouvy) – notář a ostatní Apostila
  25. Ukrajina (č. 123/2002 Sb. m.s.) – osvobození platí pouze pro občanské věci, které jsou upraveny ve smlouvě (ne pro řízení před správními orgány)
  26. Uzbekistán (č. 133/2003 Sb. m.s.) – osvobození platí pouze pro občanské věci, které jsou upraveny ve smlouvě (ne pro řízení před správními orgány)
  27. Vietnam (č. 98/1984 Sb.)

V praxi bohužel dochází k tomu, že orgány ve státech, kde by se podle dvoustranné smlouvy nemělo ověřovat, přesto ověření požadují (např. Kypr, Řecko, Maďarsko, Rusko, Bělorusko, Vietnam). Fakticky dodržují postup podle smlouvy pouze Francie, Rumunsko a Slovensko. Do arabských států se doporučuje raději listiny ověřovat.

Dne 16.3.1999 vstoupila v platnost pro Českou republiku Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijatá v Haagu dne 5.10.1961 (č. 45/1999 Sb., dále je „Úmluva“). V souvislosti s tím došlo k určitému zjednodušení procesu ověřování cizích veřejných listin, jež mají být použity v těch státech, které jsou smluvními státy Úmluvy a s nimiž Česká republika nemá sjednáno osvobození od ověřování prostřednictvím dvoustranných smluv. Zjednodušení spočívá v provedení jediného formálního úkonu – opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. Apostilou (čl. 3 odst. 1 a čl. 4 Úmluvy) Ověřovací doložku vystaví příslušný úřad státu, v němž byla listina vydána. V České republice je tímto úřadem Ministerstvo spravedlnosti – mezinárodní odbor (pro listiny vydávané justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři).

II. Seznam smluvních států Úmluvy

  1. Albánie
  2. Andorra
  3. Antigua a Barbuda
  4. Argentina
  5. Arménie
  6. Austrálie
  7. Ázerbajdžán
  8. Bahamy
  9. Barbados
  10. Belgie
  11. Belize
  12. Bělorusko
  13. Bosna a Hercegovina
  14. Botswana
  15. Brunej Darussalam
  16. Bulharsko
  17. bývalá Jugoslávská republika Makedonie
  18. Cookovy ostrovy
  19. Česká republika
  20. Čína – pouze Hong Kong a Macao
  21. Dánsko – od 29. 12. 2006
  22. Dominika
  23. Ekvádor
  24. Estonsko
  25. Fidži
  26. Finsko
  27. Francie + Francouzská Polynesie, Francouzské území Affars a Issas, Guadelupe, Guyana, Komorské ostrovy, Martinik, Nová Kaledonie, Réunion, Svatý Pierre a Miquelon, Wallis a Futuna
  28. Grenada – od 7. dubna 2002 (do tohoto data vedena pod Velkou Británií)
  29. Gruzie – od 14. května 2007
  30. Honduras
  31. Chorvatsko
  32. Indie
  33. Irsko
  34. Island
  35. Itálie
  36. Izrael
  37. Japonsko
  38. JAR
  39. Kazachstán
  40. Kolumbie
  41. Korejská republika – od 14. července 2007
  42. Kypr
  43. Lesotho
  44. Libérie
  45. Lichtenštejnsko
  46. Litva
  47. Lotyšsko
  48. Lucembursko
  49. Maďarsko
  50. Malawi
  51. Malta
  52. Marshallovy ostrovy
  53. Mauricius
  54. Mexiko
  55. Moldávie
  56. Monako
  57. Namibie
  58. Německo
  59. Niue
  60. Nizozemí + Nizozemské Antily, Aruba
  61. Norsko
  62. Nový Zéland
  63. Panama
  64. Polsko
  65. Portugalsko + Angola, Mosambik
  66. Rakousko
  67. Rumunsko
  68. Ruská federace
  69. Řecko
  70. Salvador
  71. Samoa
  72. San Marino
  73. Seychely
  74. Slovensko
  75. Slovinsko
  76. Srbsko a Černá Hora
  77. Surinam
  78. Svatá Lucie
  79. Svatý Kryštof a Nevis
  80. Svatý Vincenc a Grenadiny
  81. Svazijsko
  82. Španělsko
  83. Švédsko
  84. Švýcarsko
  85. Tonga
  86. Trininad a Tobago
  87. Turecko
  88. USA + Americká Samoa, Guam, Severní Marianiny Ostrovy (Northern Mariana Islands), Puerto Rico, Panenské ostrovy Spojených států (Virgin Islands of the United States)
  89. Ukrajina
  90. Velká Británie + Jersey, the Bailiwick of Guernsey, Ostrov Man, Anguilla, Bermudy, Brititish Antarctic Territory, Britské Panenské ostrovy (British Virgins Islands), Britské Šalamounovy ostrovy (British Solomon Islands), Kajmanské ostrovy, Falklandské ostrovy, Gibraltar, Montserrat, Svatá Helena, Jižní Jiřího a Jižní Sendvičův Ostrovy (South Georgia and South Sandwich Islands, Turks a Caicos Islands
  91. Venezuela

Seznam všech smluvních států Úmluvy, jakož i příslušných apostilních úřadů je k dispozici na internetových stránkách Haagské konference: http://hcch.e-vision.nl/

Po otevření stránek a výběru jazyka se v přehledu položek označených modře zvolí Authorities a dále per Convention. Když se objeví vybraný seznam haagských úmluv, označí se úmluva s číslem 12. V zápětí se zobrazí abecední přehled jednotlivých smluvních států s odkazem na jejich příslušný apostilní úřad.
Úmluva se nevztahuje na ověřování překladů těchto listin do cizího jazyka. Proto se těm, kteří žádají o ověření listiny Apostilou doporučuje, aby si pořídili její překlad ve státě, kde budou listinu předkládat.

III. Vyšší ověření listiny – superlegalizace (podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním)

Tento způsob ověření se použije pro listiny, které mají být předloženy ve státech, s nimiž nemá Česká republika sjednáno osvobození od vyššího ověření prostřednictvím dvoustranné mezinárodní smlouvy, a které nejsou členskými státy Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin.

U justičních listin a listin vydaných nebo ověřovaných notáři provádí superlegalizaci Ministerstvo spravedlnosti ČR – mezinárodní odbor. Poté následuje další vyšší ověření Ministerstvem zahraničních věcí ČR a dále ověření zastupitelským úřadem státu, ve kterém má být listina použita.

Závěrem je nutné upozornit na skutečnost, že vstupem České republiky do Evropské unie nedošlo v oblasti ověřování listin doposud k žádné změně, tedy i v rámci Evropské unie je nutné listiny ověřovat podle shora uvedených pravidel.